Wordt het weer tijd voor een grote vergadering met het bedrijf? Of wellicht met meerdere vestigingen? Dan is het zeker de moeite waard om te investeren in een zeer geschikte vergaderzaal om te vergaderen. Controleer van tevoren goed welke zaken bij de gevonden locaties ook beschikbaar zijn welke van belang zijn. Hier vind je alvast enkele belangrijke voorbeelden waar een vergaderzaal aan dient te voldoen.
Media en toebehoren
Wanneer er voor een grote groep plannen gepresenteerd dienen te worden over waar het bedrijf naar toe wilt gaan in de toekomst, kan het zeer waardevol zijn om diverse mediamogelijkheden te hebben in de betreffende zaal. Daarbij kan je denken aan een groot scherm waarop videobeelden afgespeeld kunnen worden met eventueel de toevoeging van een headset om iedereen duidelijk te laten horen wat de plannen zijn. Let daarbij goed op of alle aansluitingen wel goed passen op bijvoorbeeld de laptop waarop het beeldmateriaal staat, niet alle hardware is namelijk hetzelfde. Dat voorkomt geklungel en vertraging door onjuist kabelgebruik. Soms bieden locaties ook zelf mogelijkheden hiervoor.
Ventilatie
Misschien denk je er niet meteen aan, maar het is erg belangrijk dat de gebruikte vergaderzaal ook goed geventileerd wordt voor de vergadering. Wanneer er namelijk langere vergadersessies zijn kan het zonder goede ventilatie erg warm worden, wat het verloop van de vergadering niet ten goede komt. Kijk dus altijd naar de mogelijkheid waarbij vooral in de zomer een airconditioning zeker een toegevoegde waarde heeft.
Verlichting
Niet alleen de mediamogelijkheden zijn van belang voor fijn vergaderen, is de verlichting bijvoorbeeld ook in te stellen? Dit kan fijn zijn tijdens de presentatie zodat de lichten niet hinderlijk zijn. Maar ook een te donkere ruimte kan wellicht vervelend zijn.
Bereikbaarheid
Een vergaderlocatie kan wellicht aan de meeste eisen voldoen, maar is het ook goed bereikbaar voor de werknemers? Kies voor een vergaderzaal die op een makkelijke, centrale plek staat en zo voor de meeste mensen snel te bereiken is. Zo voorkom je laatkomers, wat ook voor een vertraagde start zorgt. Drukke en grote steden vermijd je dan liever in dat geval.
Sfeer
Een sfeer kan ook bepalend zijn voor de juiste vergaderzaal. Sommige bedrijven kiezen voor een informele sfeer om de gesprekken luchtiger te houden. Kies dan voor een locatie die past bij het bedrijf. Naast formele zalen vind je ook genoeg mogelijkheden die het een stuk gezelliger maken.
Lunch
Niet alleen een goede vergaderzaal is belangrijk, maar ook de eet mogelijkheden. Zo kan je tijdens de pauzes kiezen voor een luxe of gezellige lunch om even je hoofd weer leeg te maken.